IBS e CBS: Como a Migração Obrigatória para a NFS-e Nacional Impacta o Fluxo de Caixa das Empresas do Rio em 2026

O Que Muda na Prática: Adequação Obrigatória à NFS-e Nacional em 2026

A Secretaria Municipal de Fazenda do Rio de Janeiro (SMF-RJ) anunciou uma mudança estrutural no processo de emissão do ISS para empresas estabelecidas no município: a partir de 1º de janeiro de 2026, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) deverá ser emitida exclusivamente pelo emissor nacional, disponível no portal GOV.BR. A medida, alinhada à Reforma Tributária (Lei Complementar PLP 68/24), elimina o uso do sistema Nota Carioca para novas emissões, impactando diretamente o compliance fiscal e o fluxo de caixa das empresas.

Impactos Imediatos para Empresas e Contadores

• Paralisação Operacional: A partir de 2026, o sistema Nota Carioca será desativado para novas emissões, restando apenas para consultas, cancelamentos e substituições de notas emitidas até dezembro de 2025. Empresas que não se adaptarem até a data limite enfrentarão interrupção na prestação de serviços.
• Custos de Adaptação:
  • Sistemas Integrados: Empresas que utilizam ERPs ou softwares próprios para emissão de NFS-e deverão reprogramar suas integrações para o padrão nacional, com custos estimados entre R$ 5 mil e R$ 50 mil, dependendo da complexidade.
  • Treinamento de Equipes: Contadores e equipes fiscais precisarão de capacitação imediata para operar o novo sistema, com prazos apertados para testes e homologação.
• Créditos Fiscais: Os créditos acumulados no Nota Carioca até dezembro de 2025 permanecerão válidos até 30 de setembro de 2027. Após essa data, empresas que não utilizarem os créditos perderão o direito ao benefício.
• Obrigações Acessórias: A migração para o emissor nacional exige revisão de processos internos, incluindo:
  • Atualização de cadastros no CNPJ e CNAE;
  • Adequação de alíquotas do ISS (que podem variar conforme o município);
  • Validação de certificados digitais (A1 ou A3) para emissão.

Cronograma Crítico: Prazos e Ações Obrigatórias

Para evitar multas e paralisações, as empresas devem seguir este cronograma:

• Até 31/12/2025:
  • Emitir todas as NFS-e pendentes no sistema Nota Carioca;
  • Realizar backup das notas emitidas para fins de auditoria fiscal;
  • Iniciar a integração dos sistemas internos com o emissor nacional.
• A partir de 01/01/2026:
  • Emissão exclusiva via emissor nacional;
  • Nota Carioca disponível apenas para consultas e retificações de notas antigas.
• Até 30/09/2027: Utilizar créditos acumulados no Nota Carioca.

Riscos de Não Conformidade

O não cumprimento da migração pode acarretar:

• Multas: Penalidades previstas na Lei Municipal 691/84, com valores proporcionais ao faturamento;
• Suspensão de Atividades: A Prefeitura do Rio poderá bloquear a emissão de notas para empresas inadimplentes com as novas regras;
• Perda de Créditos: Créditos não utilizados até setembro de 2027 serão extintos.

Como se Preparar: Checklist para CFOs e Contadores

1. Avalie o Impacto:
   • Mapeie quantas NFS-e sua empresa emite mensalmente;
   • Identifique sistemas internos que precisam de atualização (ERPs, softwares de faturamento).
2. Teste o Emissor Nacional:
   • Acesse o ambiente de testes da Prefeitura do Rio;
   • Simule emissões com diferentes CNAEs e alíquotas.
3. Capacite a Equipe:
   • Treinamento em compliance fiscal para o novo sistema;
   • Atualização sobre regras do IBS e CBS (IVA Dual) para evitar erros na tributação.
4. Revise Processos:
   • Atualize manuais internos de emissão de notas;
   • Verifique a compatibilidade dos certificados digitais.
5. Monitore Créditos:
   • Utilize os créditos do Nota Carioca até setembro de 2027;
   • Documente todas as operações para defesa em fiscalizações.

Suporte e Canais de Atendimento

A Prefeitura do Rio disponibilizou canais para auxiliar na transição:

• E-mail: [email protected] (resposta em até 48h);
• Site Oficial: nfsenacional.prefeitura.rio (manuais, FAQs e ambiente de testes);
• Central 1746: Atendimento telefônico para dúvidas operacionais.

Conclusão: Oportunidade ou Risco?

A migração para o emissor nacional da NFS-e é um passo inevitável na harmonização do ISS com o IBS e CBS, prevista na Reforma Tributária. Para empresas do Rio, o momento é de planejamento estratégico:

• Oportunidade: Redução de custos com padronização de processos e eliminação de sistemas municipais fragmentados;
• Risco: Falta de adaptação pode gerar multas, paralisações e perda de competitividade.

CFOs e contadores devem tratar essa mudança como uma prioridade de compliance, alinhando-a às estratégias de gestão de caixa e planejamento tributário para 2026. A janela para testes e ajustes é curta: menos de 12 meses separam as empresas da obrigatoriedade.